¿Has participado en alguna reunión de negocios a larga distancia? Actualmente, con los avances tecnológicos, las videoconferencias han tomado gran fuerza en el ámbito empresarial con la finalidad de suplir grandes distancias, viáticos y traslados innecesarios de una forma eficaz.
Esto implica grandes beneficios económicos así como de tiempo y de esfuerzo. Sin embargo, para que este tipo de reuniones a larga distancia sean exitosas será necesario cumplir con una serie de requisitos. De lo contrario las consecuencias podrán ser fatales.
Hoy por hoy vale la pena aprovechar estos recursos. Desde juntas de negocios, reuniones relevantes, conferencias así como diversas formas de capacitación se manejan en nuestros días de manera virtual. Traspasando fronteras, realizándosede una ciudad, país o continente a otro. Con resultados similares a las reuniones presenciales.
Gracias a las nuevas herramientas tecnológicas existe software que facilita la interacción de todos los participantes. Con programas como Skype, Adobe, entre otros, podemos comunicarnos de forma profesional y lograr encuentros exitosos a larga distancia.
¿Qué se necesita? Una buena conexión de Internet, una computadora, una cámara web, un micrófono, bocinas para la calidad del sonido, un cañón, una pantalla y un programa como los mencionados. Asimismo, seguir las siguientes recomendaciones.
El lugar
La elección del lugar es fundamental. Se sugiere escoger un sitio donde los participantes puedan ser vistos y escuchados de forma adecuada. De igual manera, aspectos como una correcta iluminación y sonido serán ingredientes de éxito en videoconferencias.
Un coordinador
Es recomendable tener un coordinador durante toda la videoconferencia para que guíe el evento. Esto significa que presente a todos al inicio, establezca los turnos cuando alguien tome la palabra, cierre el evento, etc.
Vestimenta
Parecería más relajado el hecho de dar una conferencia o plática a través de la computadora. Sin embargo, la recomendación es vestir como si se estuviera dando físicamente. Algunas personas se confían y se presentan vestidas como si estuvieran en su casa. Gran error.
Revisión técnica
Una revisión de todos los detalles técnicos será crucial. Esto implica verificar las conexiones de Internet, hacer pruebas del audio y de sonido; si se proyectará material en la computadora, tenerlo listo, etc.
Presentación
No por no estar presentes físicamente significa que podamos saltarnos el protocolo. Será necesario presentar a los que estarán en la reunión o conferencia. De igual forma será importante cerrar correctamente y despedirse. Por supuesto, si alguna persona tiene que ausentarse deberá comentarlo y no salirse sin decir nada. La idea es generar un ambiente similar al presencial para que todo marche en armonía y profesionalismo.
Interferencias
Cabe resaltar que el uso de teléfonos o celulares no está permitido. En caso de tener que hacerlo será necesario anunciarlo y no cortar de tajo la comunicación. Si se llegaran a incorporar nuevas personas será necesario presentarlas. Evita salirte del encuadre de la cámara para que no se vuelva un distractor en la comunicación.
La próxima vez que tengas la oportunidad de usar esta herramienta de trabajo toma en cuenta las sugerencias mencionadas, que están basadas en la experiencia de diversas videoconferencias. Intenta conectarte de manera virtual y de esta manera lograrás grandes resultados.
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