La “Juntitis” es una enfermedad que padecen varias empresas en nuestro país. Y este término se refiere a tener una cultura en donde las juntas son frecuentes y, muchas veces, infructuosas. Sin embargo, nos guste o no, las juntas de negocios son necesarias.
Y hasta en esto tiene que ver el protocolo empresarial. De hecho, la falta de estructura y del buen manejo de las mismas, ha ocasionado que muchas personas tengan poco interés en ellas y se decepcionen de su efectividad.
Las reuniones o juntas de negocios, tienen precisamente la función de convocar a las personas con la finalidad de:
- Compartir información
- Llegar a acuerdos
- Planear
- Tomar decisiones
- Asignar responsabilidades
- Organizar
- Resolver problemas
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Desafortunadamente, no siempre se logran estos objetivos. Peor aún, se vuelven verdaderas “reuniones sociales” o el momento de sacar frustraciones para no llegar a nada. Si sumamos la cantidad de personas que participan en una junta y lo multiplicamos por el sueldo proporcional al tiempo que dura esta, constatamos que es muchísimo el dinero y el tiempo que se llega a perder en una reunión de negocios, si no se tiene con anticipación el orden y los objetivos bien definidos.
Es por esto, queridos lectores, que a continuación les comparto algunas guías y recomendaciones importantes para que sus juntas de negocios sean realmente efectivas.
- Antes que nada, debe existir una capacitación previa sobre el proceso y la estructura a seguir en una junta.
- La hora y el lugar deben estar definidos y bien comunicados con anticipación.
- No todas las personas son requeridas a una junta, únicamente las necesarias.
- Una agenda debe ser elaborada por lo menos 24 horas antes, con el orden a seguir y los puntos a tratar.
- El propósito de la reunión debe estar claro y definido. Se sugiere elaborar, una semana antes, una lista con los temas que cada persona involucrada desea tratar.
- Es primordial asignar a una persona para coordinar y dirigir la reunión. Esta función se puede ir rotando y asumiendo por diferentes personas. No necesariamente tiene que ser la persona de mayor rango la que siempre lo haga.
- No tiene caso reunirse ante temas que se pueden resolver por separado o entre dos o tres personas.
- Si no se elabora una “minuta” después de una reunión, no habrá control de las acciones a tomar. Se sugiere que, en cada junta, la minuta sea elaborada por distintas personas para que se involucren en el proceso. Es decir, no necesariamente la secretaria tiene que hacerlo.
- Debe designarse a una persona para que controle el tiempo. Asimismo, esta deberá vigilar que los involucrados no se salgan del tema y se vuelva una plática de café. Cuidará también de aterrizar lo dicho en acciones concretas y medibles.
- Se aconseja realizar las reuniones en un lugar tranquilo, libre de interrupciones para evitar distracciones.
- Las juntas deberán terminar a la hora establecida, a menos que la mayoría apruebe lo contrario.
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Para que las juntas de negocios no deriven en desmotivación, falta de compromiso y poca productividad, vale la pena seguir la guía sugerida. Al principio, no será tan sencillo, no obstante, si consideramos que del 60% al 90% del tiempo de un ejecutivo es invertido en reuniones de negocios, valdrá, seguramente, la pena intentarlo.
Por supuesto, es conveniente preguntarse con frecuencia cómo hacer nuestras reuniones de negocios cada vez más efectivas. En nuestra sociedad, el tiempo vale oro. Y por ello, hay que aprovecharlo al máximo para rendir buenos resultados.
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Juntas efectivas no duran más de 30 minutos